État des lieux de sortie en location : modèle gratuit

Que vous soyez propriétaire bailleur ou agent immobilier, vos responsabilités en matière de gestion locative sont importantes. À l'intérieur même du dossier de location dont vous avez la charge se trouve l’état des lieux d’entrée (à joindre au contrat de location), mais aussi l’état des lieux de sortie qui survient lorsque le locataire quitte le logement. Mais comment réaliser un état des lieux conforme à la réglementation, et quels sont les coûts éventuels à prévoir ? Le point sur toutes ces questions ci-dessous.

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L’état des lieux de sortie : explications et définition

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L’état des lieux est le document qui décrit l’état du logement et de ses principaux équipements, lors de l’entrée du locataire dans les lieux puis dès le départ du locataire. Cet écrit vise prioritairement à protéger vos droits en tant que bailleur, mais aussi à protéger votre locataire si des travaux ou des réparations sont à prévoir. L’état des lieux de sortie est généré à la fin de la location, lors de la restitution des clés au bailleur, et lorsque le logement est vidé des affaires du locataire. À ce moment-là, l’état des lieux de sortie est comparé avec l’état d’entrée : l’un et l’autre doivent comporter autant de détails que possible. Un état des lieux entrée et sortie sur le même document peut être constitué à condition de bien distinguer les deux éléments. Dans le cas contraire, deux documents distincts à la présentation similaire sont créés.

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Qui peut réaliser l’état des lieux de sortie ?

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Généralement, l’état des lieux de sortie se fait à l’amiable, entre vous-même (le propriétaire) et le locataire. Un mandataire peut également être présent le jour J pour vous représenter, par simple procuration de votre part (une telle situation peut se produire, par exemple si vous êtes en déplacement professionnel, ou en vacances au même moment). La procuration donne ainsi le pouvoir au mandataire d’effectuer l’état des lieux à la place du propriétaire : il détermine l’état général du logement, du mobilier et des équipements. C’est également lui qui procédera à la signature du document.

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La présence d’un huissier est possible, au moment de réaliser l’état des lieux. Ce professionnel peut intervenir à votre demande ou à la demande de votre locataire, et en cas de litige. Voici quelles sont les situations pour lesquelles la présence d’un commissaire de justice peut s’avérer indispensable :

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• L’une des parties (le propriétaire ou le locataire) ne se rend pas au rendez-vous de l’état des lieux.
• L’une des parties refuse d’établir l’état des lieux.
• L’une des parties refuse de signer le document.

Généralement, l’état des lieux établi à l’amiable ne génère aucun frais entre le bailleur et le locataire. Mais à défaut d’un tel accord entre les deux parties, la mobilisation des compétences d’un huissier implique des frais supplémentaires. Le coût total est partagé pour moitié entre le propriétaire (bailleur) et le locataire. Les sommes demandées varient selon la surface du logement.

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Que doit contenir l’état des lieux de sortie ?

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Comme nous l’avons vu plus haut, l’état des lieux de sortie doit décrire avec un maximum de précisions le logement ainsi que ses équipements (notons que l’état des lieux de sortie peut être réalisé au titre d’un bail de location vide ou dans le cadre d’une location meublée). Ce document doit comporter un certain nombre d’informations :

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• Le type d’état des lieux (entrée ou sortie).
• La date d’établissement du document, ainsi que la localisation du logement. La date de réalisation de l’état des lieux d’entrée devra également y figurer.
• Le nom et la dénomination des parties (le bailleur, ainsi que la locataire). Le domicile et le siège social du bailleur doivent également y figurer.
• Si un mandataire est désigné pour réaliser l’état des lieux, le nom ou la dénomination ainsi que le siège social des personnes mandatées.
• Les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau et d’énergie.
• Les clés, ainsi que tous les moyens d’accès aux locaux destinés à un usage privatif ou commun.
• Une description la plus précise possible de l’état des revêtements des sols (pour chaque pièce et partie du logement, murs et plafonds, etc.). Si besoin, on pourra compléter cette partie à l’aide d’observations ou de réserves, et d’illustrations photo.
• La signature des deux parties (locataire et bailleur ou mandataire).
• L’adresse du nouveau domicile ou du lieu d’hébergement du locataire.
• Si besoin, on fera apparaître l’évolution de l’état de chaque pièce et partie du logement, depuis l’établissement de l’état des lieux d’entrée.

Modèle état des lieux au format Word ou Excel : le point sur les solutions gratuites

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Pour réaliser votre état des lieux de sortie, sachez qu’il n’existe pas à proprement parler de modèle d’état des lieux officiel ou émanant de l’État français. En revanche, de nombreux modèles gratuits existent sur Internet, et sont disponibles sous différents formats (PDF, Word, Excel). Rapprochez-vous idéalement d’un site de confiance et n’hésitez pas à comparer les informations obtenues avec les informations légales à votre disposition.

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Dans tous les cas, le document final doit mentionner un certain nombre d’éléments, et décrire le logement et les équipements qu’il comporte avec un maximum de précisions. Pour vous aider, vous trouverez l’ensemble de ces éléments sur le site du service public. Pour le reste, le modèle d’état des lieux établi par vos soins doit être conforme à la loi ALUR et aux normes les plus récentes, afin qu’il puisse obtenir une certaine valeur juridique. La loi ALUR 2014 encadre ainsi la réalisation de l’état des lieux sur plusieurs aspects (notamment tout ce qui concerne les mentions obligatoires et les descriptions des sols, murs et équipements en vide ou meublé).

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Les différentes solutions pour un formulaire d’état des lieux à imprimer

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Il existe actuellement plusieurs formats permettant la création, l’édition et l’impression de documents d’état des lieux :

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• Le format PDF : il s’agit d’un standard universel, susceptible d’être lu sans encombre, quels que soient le logiciel, le matériel et le système d’exploitation utilisés. C’est aussi un format hautement sécurisé, dédié à la présentation et l’échange de documents. Grâce au format PDF, vous conservez la même mise en page, la même police de caractères et les mêmes éléments constitutifs de vos documents, d’un système d’exploitation à l’autre. Au final, le recours au format PDF peut être utile lorsque les deux parties (propriétaire et locataire) n’utilisent pas le même type d’appareil informatique.
• Le format Word : grâce au nouvel encodage de type xml, les documents enregistrés au format Word sont réputés plus légers et plus petits en termes de place et de poids. À l’heure actuelle, la solution de traitement de texte Word demeure la plus répandue dans le monde, quel que soit le domaine d’activité. Au final, le format Word vous donne la possibilité de modifier rapidement et facilement votre modèle d’état des lieux.
• Le format Excel : ce format est probablement moins utilisé, mais il permet néanmoins d’importer des données au format xml et d’obtenir une mise en page de chacune de vos feuilles, à la manière d’un document Word.

État des lieux conforme à la loi ALUR : faites appel à un gestionnaire qualifié

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Au travers de ces quelques explications, vous percevez mieux les responsabilités qui vous incombent en tant que bailleur ou agent immobilier. Notez que si, par négligence, vous ne réalisez par l’état des lieux en présence de votre locataire, le bien pourra vous être restitué « en bon état de réparations locatives ». Ce qui signifie que vous ne pourrez pas procéder à une retenue sur le dépôt de garantie de votre locataire, sauf si vous parvenez à prouver que celui-ci est responsable des dégradations incriminées (rappelons à ce titre que le dépôt de garantie est une sécurité, permettant au bailleur de se protéger contre les impayés).

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À ce niveau, seule une agence spécialisée dans la gestion locative peut vous aider à préserver vos droits, ainsi que ceux de votre locataire. Parce que l’état des lieux de sortie est un moment important pour les deux parties, il est essentiel que vous puissiez bénéficier de l’appui d’un professionnel, réalisant pour vous toutes les démarches indispensables au moment du départ du locataire et de la remise des clés. Votre interlocuteur procédera pour vous à une comparaison entre l’état des lieux d’entrée avec l’état actuel du logement.

Rappelons à ce titre que l’externalisation de l’état des lieux de sortie est tout à fait possible, et même encadrée par la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Ainsi, lorsque vous faites appel à un expert en état des lieux, vous établissez dès le départ une relation de confiance avec votre locataire, puisque l’expert ne laisse place à aucune ambiguïté, et connaît parfaitement la législation. Les avantages sont ici nombreux : vous gagnez un temps considérable sur le plan administratif, vous améliorez votre productivité et vous atteignez vos objectifs. Parallèlement à ce service, vous disposez d’une panoplie d’avantages personnalisés (comme la possibilité de souscrire à une garantie des loyers impayés).