Provisions sur charges : comment calculer les dépenses courantes liées à l’occupation du logement ?

Vous venez de signer un contrat de bail avec votre nouveau locataire ? Félicitations ! À partir de maintenant, celui-ci devra vous payer un loyer dans lequel devra figurer ce que l’on appelle les « charges locatives ». Ces charges correspondent tout simplement à l’utilisation faite du logement, et doivent faire l’objet d’un calcul savant de votre part. Mais comment réussir à déterminer objectivement ces charges, et éviter toute contestation de la part de votre locataire ? Le point sur toutes ces questions ci-dessous.

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Comment calculer les charges locatives ?

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Les taxes locatives ou « charges récupérables » par le propriétaire sont tout simplement des dépenses dues par le locataire, mais initialement payées par le propriétaire. C’est ce que l’on appelle les provisions sur charges, un principe réglementaire permettant de lisser le montant des charges locatives tout au long de l’année. Ces charges correspondent à un usage « normal » du logement par le locataire, strictement encadré par la loi grâce à une liste des charges locatives que l’on peut retrouver sur le site du service public. Sachez simplement que les charges récupérables correspondent le plus souvent à des dépenses liées à l’entretien de l’ascenseur, au chauffage collectif et à l’eau, aux parties communes, aux espaces extérieurs ainsi qu’aux taxes et redevances (notamment sur les ordures ménagères).

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Une fois la nature des charges déterminées, vous devez effectuer le calcul des charges récupérables selon deux grands principes : le régime de calcul réel et forfaitaire :

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• Le calcul des charges locatives au réel s’applique lorsque, en tant que propriétaire bailleur, vous louez un logement vide. Vous prélevez alors auprès de votre locataire le montant « réel » des charges locatives tous les mois, en même temps que le loyer. Pour ce faire, il vous faudra idéalement calculer une provision sur charges en tenant compte des charges locatives de l’année passée.
• Le calcul des charges locatives au forfait s’applique lorsque le logement est loué meublé ou en colocation. Dans ce cas, votre calcul se basera sur un montant fixe, qui aura fait l’objet d’un accord préalable entre vous et votre locataire au moment de la signature du bail de location.

Qu’est-ce qui est à la charge du propriétaire et du locataire ?

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Nous l’avons vu : les charges locatives sont initialement à la charge du propriétaire, mais celui-ci obtient un remboursement des dépenses engagées via le locataire, dépenses répertoriées par les pouvoirs publics via une liste exhaustive. Ce faisant, il convient d’opérer une distinction entre charges récupérables et charges non récupérables :

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• Les charges récupérables par le propriétaire sont, par exemple, l’eau nécessaire au nettoyage des parties communes de l’immeuble.
• Les charges non récupérables concernent, par exemple, l’électricité utilisée par le locataire dans le logement – en effet, chaque occupant est tenu de souscrire un abonnement auprès d’une entreprise distributrice.

Quand faut-il réviser les charges locatives ?

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Les charges locatives, versées sous la forme d’une provision au propriétaire bailleur par le locataire, font l’objet d’une régularisation tous les ans en fonction des sommes réellement dues (opération généralement exécutée à la fin de l’année en cours, et au terme de l’arrêté des comptes en copropriété). Mais cette démarche n’intervient pas systématiquement : elle dépend avant tout de la nature des charges, réelles ou au forfait. Pour effectuer cette régularisation, vous devez comparer le montant réel des charges payées par vous-même au montant de la provision pour charges versée par votre locataire. Il vous revient ensuite d’adresser à votre correspondant un décompte, détaillant chaque type de charges :

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• Si vous constatez que votre locataire a payé un montant supérieur au montant réel des charges, alors vous devez lui verser l’excédent.
• Si vous constatez que votre locataire a payé un montant inférieur au montant réel des charges, vous devez effectuer une régularisation, par le biais d’un rappel de charges. Cette opération correspond logiquement à la différence entre le montant versé et le montant réel des charges.

Bon à savoir : depuis l’entrée en vigueur de la loi ALUR du 27 mars 2014, le versement des charges locatives est dû aussi bien pour les locations vides, les locations du secteur social de type HLM que pour les locations meublées. Autrement dit : si vous avez signé un bail après cette date, le paiement des charges s’effectue obligatoirement par forfait, et votre locataire paye chaque mois une somme définitive, telle que définie dans le bail, au titre des charges locatives. Si vous réglez un montant de charges supérieur à la provision versée par le locataire, vous n’aurez pas la possibilité d’effectuer une régularisation auprès de lui.

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